Inventarisatie efficiënt plannen en uitvoeren
Zodra de zomervakantie voorbij is, verschijnen er in veel supermarkten al kerstversieringen. Zelden heeft men op dit moment al zin in kerstmannen van taaitaai of chocolade. Toch is het elke keer weer verbazingwekkend hoe snel het einde van het jaar plotseling nadert. Is de schijnbaar voorbarige verschijning van kerstversieringen misschien eerder een perfect voorbeeld van een uitstekende planning?
Hoe goed is uw bedrijf voorbereid op de uitdagingen waar het elk jaar voor staat? Terugkerende opgaven aan het eind van het jaar, zoals inventarisatie, zullen voor veel bedrijven geen grote verrassing zijn. Toch wordt in de meeste bedrijven het einde van het jaar vooral gekenmerkt door tijdsdruk en stress. Waarom bereid u zich dit jaar niet vroeger voor op de regelmatig terugkerende inventarisatie?
In dit artikel leest u alles wat u moet weten voor een efficiënte planning en vlotte uitvoering van uw inventarisatie. Ten eerste verduidelijken we enkele veelgestelde vragen over het onderwerp inventarisatie.
Waarom inventarisatie?
Waarom is het zinvol om een inventarisatie uit te voeren?
De regelmatige inventarisatie in uw bedrijf helpt u om de actuele ’werkelijke voorraad’ te bepalen. De inventaris omvat alle materiële activa (materiële inventaris), immateriële vlottende activa en passiva (inventarisatie) en roerende activa, d.w.z. voertuigen, machines en uitrusting (inventaris).
Minstens één keer per jaar, op een vaste dag, zorgt u er door middel van de inventarisatie voor dat de continue registratie van binnenkomende en uitgaande goederen in uw bedrijf in uw goederenbeheersysteem en de boekhouding correct wordt weergegeven.
Kortom, de regelmatige inventarisatie in uw bedrijf:
- vormt de basis voor de jaarrekening
- identificeert mogelijke verliezen als gevolg van diefstal of inkrimping van het systeem
- corrigeert eventuele fouten in de boekhouding en het goederenbeheersysteem
- geeft een overzicht van welke goederen (waarde en hoeveelheid) zich momenteel in uw magazijn of kantoor bevinden
De jaarlijkse inventarisatie dient niet alleen als controle voor de belastingdienst. De inventarisatie is ook een nuttig hulpmiddel voor uw bedrijf om de interne boekhouding te controleren en om de verwachte en werkelijke voorraad te vergelijken.
Ben ik verplicht een inventarisatie uit te voeren in mijn bedrijf?
De belastingdienst schrijft voor dat u een inventarisatie voor uw bedrijf moet maken als u voor uw bedrijf een balans moet maken. Maar ook voor kleinere bedrijven die niet verplicht zijn om een balans op te stellen, is een vrijwillige inventarisatie om de werkelijke financiële situatie te controleren, zinvol.
Tip van de expert: Concentreert u zich bij de inventarisatie niet alleen op de goederen in uw magazijn. Ook C-goederen, d.w.z. artikelen die niet direct betrokken zijn bij de toegevoegde waarde in uw bedrijf, moeten worden vermeld. Dit betreft bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden of schoonmaakartikelen.
Is het verplicht om de inventarisatie op de laatste dag van het jaar uit te voeren?
In principe is een inventarisatie vereist op verschillende tijdstippen: in ieder geval bij de oprichting van een bedrijf en bij personeelswisselingen in het management en regelmatig aan het einde van elk boekjaar.
Voor de meeste bedrijven valt het boekjaar samen met het kalenderjaar, waardoor de peildatum voor de jaarlijkse inventarisatie meestal op 31 december valt. Het is vaak onmogelijk om de volledige inventarisatie in één dag uit te voeren. De verschillende soorten inventarisatie staan dus toe om een inventaris uit te voeren voor of na de sluitingsdatum van het einde van het jaar (zie Soorten inventarisatie).
Soorten inventarisatie
Er zijn verschillende manieren om te inventariseren. Zorg er echter wel voor dat u weet welk type inventarisatie geschikt is voor uw bedrijf. Voor soorten inventarisatiesoorten met tijdsverschuiving moet u ervoor zorgen, dat uw voorraadbeheersysteem nauwkeurig beheerd wordt. Een permanente inventarisatie mag niet worden gebruikt om aan bederf onderhevige goederen te inventariseren.
Balansen op de laatste dag van het jaar
Bij het balansen op de laatste dag van het jaar gaat het om de meest voorkomende vorm van inventarisatie. De volledige inventarisatie wordt uitgevoerd op de laatste datum van het jaar zelf.
Een uitgestelde inventarisatie van maximaal tien dagen voor of na de uiterste balansdatum is toegestaan. In dit geval moeten eventuele hoeveelheids- en waardeveranderingen van de voorraad binnen deze termijn met terugwerkende kracht of door middel van documenten worden aangepast aan de actuele voorraad op de balansdatum.
Let op: Dit is geen steekproefinventarisatie, waarbij de inventaris wordt opgenomen door middel van representatieve steekproeven. Dit type inventarisatie moet officieel worden aangevraagd bij de belastingdienst en wordt alleen onder bepaalde voorwaarden toegekend aan zeer grote bedrijven.
Continue inventarisatie
Bij continue inventarisatie, heeft u verschillende goederencategorieën op verschillende dagen van het jaar op voorraad. Eenmaal per jaar wordt op een vaste balansdatum een fysieke inventarisatie van alle materiaalgroepen uitgevoerd om de doelvoorraad te vergelijken met de werkelijke voorraad. Om middelen en tijd te besparen, kunt u een dag kiezen wanneer de voorraden in het magazijn laag zijn.
Verplaatste inventarisatie
Dit is een verlate vorm van inventarisatie. In het geval van een verschoven inventarisatie kan de inventarisatie drie maanden voor of twee maanden na de feitelijke balansdatum worden uitgevoerd. Het werkelijke saldo op de werkelijke balansdatum blijft echter doorslaggevend. Dit moet worden bijgewerkt of herberekend op basis van een waarde.
De verplaatste inventarisatie zorgt voor meer flexibiliteit. Dit bevat echter ook een aantal valkuilen, aangezien eventuele veranderingen in de voorraad gedurende de periode precies gedocumenteerd moeten worden voor de juiste status c.q. retroactieve boekhouding.
Let op: Dit soort inventarisatie moet vooraf worden aangevraagd bij de belastingdienst.
Tips van de expert
Zo lukt het bij de planning en uitvoering van de inventarisatie
Hieronder vindt u enkele praktische tips voor een optimale planning en implementatie van uw volgende inventarisatie:
1. Kies het juiste moment
De dag voor de inventarisatie in uw kantoor kunt u het beste instellen in een periode waarin het niet druk is in het bedrijf.
Hetzelfde geldt voor de voorraadopname in het magazijn. Let op: Een goed moment voor de fysieke inventarisatie is als uw voorraad laag is.
De vertraagde soorten inventarisatie geven u in het begin enige flexibiliteit. Vergeet echter niet om extra tijd te plannen voor de na-rekening van het saldo op de balansdatum. Hoe meer dagen er zijn tussen de opnamedag en de balansdatum, hoe hoger uw kosten zullen zijn.
2. Trek voldoende tijd uit
Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf kan de inventarisatie enkele uren, een dag of meerdere dagen in beslag nemen. In geval van twijfel, plant u liever een beetje meer tijd in om slordigheidsfouten onder tijdsdruk te vermijden.
Veel bedrijven doen de inventarisatie zelfs buiten de reguliere werktijden, om zich hierop volledig te kunnen concentreren.
3. Plan uw medewerkers optimaal in
Overweeg of u de fysieke inventarisatie met uw eigen medewerkers kunt uitvoeren of dat het zinvol is om inventarisatiepersoneel in te zetten.
Ook al is extra hulp ook een extra kostenpost, in veel gevallen is het toch de moeite waard. Ervaren inventarisatiehelpers nemen de inventaris meestal snel en betrouwbaar op, en de eigen medewerkers worden niet van hun werk afgehouden.
Buitenstaanders hebben ook een onbevooroordeeld beeld van de situatie in uw bedrijf, waardoor het voor hen gemakkelijker is om discrepanties te ontdekken. Als u de inventarisatie met uw eigen medewerkers doet, zet ze dan in op een andere afdeling, niet in hun dagelijkse werkomgeving.
Tijdens de inventarisatie werken de medewerkers idealiter in teams van twee personen. De ene medewerker schrijft en de andere noteert. Op deze manier minimaliseert u fouten en gaat de inventarisatie sneller.
4. Regels voor de uitvoering vaststellen
Als u besluit om inventarisatiepersoneel in te huren, zal het tijdelijke personeel meestal op de hoogte zijn van de reguliere procedure. U moet uw eigen medewerkers altijd aan de regels herinneren voordat u de inventarisatie uitvoert.
Het is raadzaam om bij het invoeren van artikelen van links naar rechts en van boven naar beneden te gaan. Zodra een team een gebied heeft voltooid, moet het dienovereenkomstig worden gemarkeerd om dubbel werk te voorkomen. De inventarislijsten moeten leesbaar en in blokletters worden ingevuld. Stel zo nodig richtlijnen op voor de spelling van getallen om verwarring later te voorkomen.
Controlelijst
Het optimale voorraadschema
Is er nog genoeg tijd tot de balansdatum? Toch mag u de voordelen van een goede voorbereiding niet onderschatten. De volgende checklist helpt u bij het efficiënt plannen van uw volgende inventarisatieproces.
1. Enkele maanden voor de inventarisatie
- Bepaal de datum van de feitelijke inventarisatie
- Bepaal de tijdspanne van de feitelijke inventarisatie
- Organiseer indien nodig inventarisatiepersoneel
2. Enkele dagen voor de inventarisatie
- Communiceer de regels voor de implementatie en planningen naar de medewerkers en stuur ze schriftelijk toe
- Ruimtevoorbereiding: opruimen en schoonmaken om het werk te vergemakkelijken
- Verdeel het bedrijf in inventarisatiegebieden met dezelfde arbeidsomvang en markeer deze met een kleur
- Bepalen van het voorraadbeheer en het opzetten van een centraal contactpunt (coördinatie van het proces, vragen, afgifte van inventarislijsten)
- Verdeel medewerkers in teams van twee personen
- Een of meer taken aan elk team toewijzen
- Zorg voor voldoende werkmateriaal: notitieboekjes, schrijfmateriaal, enz.
3. Op de dag van de inventarisatie
- Personeel instrueren
- Zorgen voor een goede inventarisatie door medewerkers
- Controle van alle ingediende inventarislijsten (leesbaarheid, ingevuld met balpen, datum en handtekening van de betreffende medewerker beschikbaar)
- Rondleiding en controle van alle inventarisgebieden
4. Na de inventarisatie
- Inventarisverschillen op de correcte rekeningen omboeken
- Documenten indienen bij de belastingdienst (documenten tien jaar lang bewaren)
Nog andere vragen?
Met deze planning staat niets een optimaal georganiseerde inventarisatie dit jaar in de weg. Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet om gratis contact met ons op te nemen.