Vragen en antwoorden over agile methoden
Hoe agile is jouw bedrijf?
Agile, een modewoord dat vast en zeker al een tijdje in uw bedrijf wordt gebruikt. Bijna iedereen heeft het erover, maar velen weten niet precies wat het nu exact inhoudt. Een veelbesproken onderwerp, want de context waarin het woord wordt gebruikt is belangrijk voor het algemene begrip. Bij de enorme hoeveelheid verschillende concepten voor agile werken kan men in de war raken.
Om ervoor te zorgen dat agile werken in uw bedrijf niet alleen een hype wordt, maar een houding, moeten uw medewerkers de betekenis, het proces en de methoden van agile werken kennen. Daarom hebben we de meest gestelde vragen verzameld en beantwoord. Misschien is er iets dat u ook niet wist als het gaat om agility.
Wat is agile werken? Wat betekent het begrip?
Een goede samenwerking in uw bedrijf zorgt voor meer focus bij uw teamleden. De klassieke rol van management, die de verantwoordelijkheid van de werknemen draagt, waarbij wie actie onderneemt niet meer relevant is. Ons motto is nu: “ Werk slimmer, niet harder”, omdat wanneer je gestroomlijnder werkt, een team voelt steeds de betrokkenheid bij iedere beslissing er wordt gemaakt. Het management heeft als taak om dit team te ondersteunen en te versterken.
Uitleg van begrippen
Op welke principes is agile werken gebaseerd?
- De klant is koning: de focus van alle agile methoden ligt op het tevredenstellen van de klant. Dit betekent dat de problemen en verwachtingen van de klant centraal staan in alle agile concepten. De klant kan in deze context letterlijk worden genomen, maar het kan ook een interne medewerker zijn die een bestelling heeft geplaatst.
- Een agile werkproces vindt altijd in een team plaats. Het team organiseert zichzelf, werkt nauw samen en handelt op eigen verantwoordelijkheid. In de regel wordt een teamgrootte van vijf tot acht personen als optimaal beschouwd.
- De medewerking aan een project moet op basis van vrijwilligheid plaatsvinden, zodat de motivatie hoog is en blijft. Er moet altijd in de nodige instrumenten worden voorzien. Een gebrek aan middelen en resources kan namelijk het succes verminderen. Dit ligt wellicht niet altijd binnen de mogelijkheden. In dat geval moet dit dan ook gecommuniceerd en uitgelegd worden om de teamleden niet te frustreren, maar juist verder te motiveren. Transparantie is daarom onontbeerlijk.
- De leden van een team leggen concreet meetbare doelstellingen en mijlpalen vast. De taken die moeten worden uitgevoerd om de doelen te bereiken worden geprioriteerd en stap voor stap afgewerkt.
- Zonder regelmatig gehouden meetings werkt het niet. Om transparant te blijven, moet het ontwikkelingsstadium regelmatig worden gecontroleerd en moeten aan de hand daarvan verdere stappen worden afgeleid of, indien nodig, stappen opnieuw worden bepaald.
- Elk agile team controleert zijn eigen vooruitgang.
Hoe lang bestaat agile werken al?
Je zou natuurlijk kunnen zeggen: ’altijd al’, want ook het bouwen van een huis is agile. Vanuit wetenschappelijk oogpunt zijn de eerste stellingen en discussies over agile werken echter al in de jaren 50 en 70 gepubliceerd. Het zogenaamde ’Agile Manifesto’ werd gepubliceerd in 2001. Het verwijst vooral naar het werk van softwareontwikkelaars, die op zoek waren naar manieren om complexe IT-projecten te organiseren. Dit heeft geleid tot de basisprincipes van agile werken.
Waarom agile?
Wat zijn de voordelen van agile werken?
- Agile werken is zeer efficiënt
- In het kader van agile processen kan men snel reageren op veranderingen
- Een product of toestand verbetert continu; snelle tussenoplossingen leiden dan tot het eindresultaat
- Gekwalificeerde en gemotiveerde medewerkers zien snel de resultaten van hun werk en blijven daardoor gemotiveerd
Let op: een voorwaarde hiervoor is dat een bedrijf de agility stimuleert en introduceert zonder deze af te dwingen. Zonder de medewerking van de werknemers werkt het niet. Dit betekent dat managers vertrouwen in teams moeten stellen en de controle uit handen moeten geven, en dat medewerkers verantwoordelijkheid moeten nemen en in teamverband moeten samenwerken.
Wat zijn de nadelen van agile werken?
- De focus van het agile team ligt meestal niet op het eindproduct of de ervaring van de eindgebruiker. Afhankelijk van hoe complex de weg naar het eindproduct is, kan men ook verdwalen in de vele tussenoplossingen.
- In traditionele en conservatieve concerns kan het agile werkprincipe in strijd zijn met de formele standaardprocessen van de onderneming. Het agile handelen van de medewerkers is zelden in lijn met richtlijnen en de constante controle van bovenaf.
- Sommige medewerkers willen liever opdrachten van bovenaf uitvoeren en voelen zich niet op hun gemak met te veel verantwoordelijkheid.
Agile worden
Hoe introduceert men agile werken in het bedrijf?
De introductie van agile methoden in het bedrijf is een leerproces voor alle betrokkenen. Daarom doen veel bedrijven een beroep op extern advies. Agile organisatiestructuren moeten zich langzaam ontwikkelen, een bedrijf moet er als het ware ingroeien. Dit kost tijd en is bij wijze van spreken ook een agile proces.
Er moet in uw bedrijf allereerst een gemeenschappelijk begrip van agility worden gecreëerd. Bij de invoering van agile processen vertrouwen de meeste grote bedrijven op medewerkers die in het verleden al een hoge mate van initiatief en verantwoordelijkheid aan de dag hebben gelegd. Zulke medewerkers zijn zeer geschikt voor agile teams.
In de eerste fase moeten zowel de personeelsafdeling als het managementniveau op een begeleidende en observerende manier deelnemen aan de eerste teamvergaderingen, maar ze mogen in geen geval leidend zijn. Het zogenaamde terugblik, een afspraak om de twee of vier weken, is bijzonder geschikt, omdat daar wordt besproken wat er goed is gegaan en wat minder goed.
Wat is de basis van een agile proces?
Deze drie processen horen thuis in elk agile proces:
- Regelmatige vergaderingen / dagelijkse gespreksmomenten: zogenaamde stand-up-meetings, die meestal niet langer duren dan 15 minuten, kunnen dagelijks plaatsvinden. Afhankelijk van het thema en de behoeften van de groep, kan het ook een wekelijkse afspraak van een uur zijn. Het team moet bespreken wat elk individu nodig heeft om zijn doelen te bereiken en wat men kan doen om de anderen te ondersteunen.
- Transparantie: op een communicatiemuur kan iedereen zien wie er aan welk onderwerp werkt, waar aan gewerkt wordt en wat er nog te doen is. Als er problemen zijn die de voltooiing van een taak in de weg staan, moeten deze daar worden aangegeven. Meestal wordt hiervoor een Kanban-bord gebruikt. U kunt dit zelf ontwerpen met behulp van een prikbord en post-its of u kunt werken met planborden.
- Terugblik: regelmatig worden er bijeenkomsten gehouden om te recapituleren wat er goed en wat er slecht is gegaan. De negatieve aspecten moeten worden tegengegaan. Daarom worden er verbeteringsstrategieën ontwikkeld die ook onmiddellijk moeten worden geïmplementeerd.
Hoe functioneert agile werken in een project?
Vooral projecten zijn geschikt voor het uitproberen van agile werkwijzen. Met deze aanbevelingen worden ook uw projecten agile:
- Stap voor stap: deel grote projecten in kleine deelprojecten op, ook wel sprints genoemd, waarvan de resultaten kenbaar worden gemaakt en waarvan het succes dan ook kan worden gemeten. Elk deelproject komt overeen met een taak op het Kanban-bord. Als u bepaalde deelprojecten in een logische volgorde plaatst, omdat ze op elkaar voortbouwen, geeft u automatisch voorrang aan bepaalde deelprojecten voor uw projectplanning of het zogenaamde stappenplan.
Een deelproject kan overigens ook weer takenpakketten bevatten. Daarom maken projectleden vaak hun eigen kleine Kanban-borden om de voortgang van hun persoonlijke taken vast te leggen. - Flexibel blijven: om altijd snel op veranderde omstandigheden binnen het project te kunnen reageren, wordt alleen het volgende deelproject, en in sommige gevallen ook dat daarna tot in detail gepland. Alles wat daarna komt, wordt globaal vastgelegd, maar de details zijn nog niet bepaald.
- Het perspectief veranderen: alles wat in het project en in het deelproject gepland en uitgevoerd wordt, is gericht op de klant of gebruiker. Stel jezelf altijd eerst vragen zoals: ’Hoe kan ik mijn klant helpen om...’ Zo verliest niemand de betekenis en het doel van het project uit het oog.
Agile methoden
Wat is een agile managementframework?
U stelt een agile managementframework op als u er zeker van bent dat u agile werkprocessen in uw bedrijf wilt introduceren. Dit betekent dat de ontwikkeling van een framework altijd wordt voorafgegaan door de introductie van agile methoden met pilotgroepen. Zij kunnen u dan met hun ervaringen helpen bij het creëren van het framework voor uw bedrijf. In principe zijn er twee methodenframeworks, die meestal beide worden gebruikt: Scrum en Kanban. Samen met de pilotgroepen bepaalt u nu in welke gevallen welk framework moet worden gebruikt.
In de softwareontwikkelingsbranche zijn er nog een aantal andere methoden die specifiek betrekking hebben op dit werkgebied. Ze zijn minder geschikt voor toepassing op andere gebieden zoals marketing, product- of contentmanagement.
Wat betekent Scrum?
Scrum is een rugbyterm en betekent zoveel als groepje of menigte. Het is een raamwerk voor kleine projecten waarbij Scrum ervan uitgaat dat projecten over het algemeen zo complex zijn, dat het moeilijk is om vanaf het begin een compleet projectplan op te stellen. Daarom wordt met de Scrum-methode in een klein team gewerkt dat intensief samenwerkt. Dit is gebaseerd op het geleidelijk voortbouwen (incrementeel) op de deelopdrachten van een project, waarbij deze worden herhaald (iteratief) en er wordt verder gebruikgemaakt van de opgedane ervaring (empirisch).
De Scrum-methode is gebaseerd op drie basisprincipes: transparantie, inspectie en aanpassing. Dit betekent dat iedereen altijd op de hoogte is van de status van het project, inclusief mogelijke problemen die de voortgang kunnen belemmeren. Er wordt regelmatig gecontroleerd of de geplande stappen nog steeds zinvol zijn. Indien nodig zal het ontwikkelingsplan aan nieuwe eisen worden aangepast.
In Scrum bestaat een groot project uit vele deelprojecten. Taken moeten worden uitgevoerd binnen een deelproject. Deze taken worden door het uitvoerende team gedurende een bepaalde periode opgepakt, de zogenaamde sprint.
Om ervoor te zorgen dat de processen binnen een Scrum-proces volgens plan verlopen, zijn er duidelijk gedefinieerde rollen binnen het Scrum-team.
Welke rollen zijn er binnen een klassiek Scrum-Project?
Als het gaat om softwareontwikkeling zijn er vijf typische rollen die altijd vertegenwoordigd moeten zijn, om het succes van een agile project te waarborgen:
- De Scrum-master: is de procesbegeleider van het agile framework. Tegelijkertijd is hij de contactpersoon voor zijn ontwikkelingsteam. Hij kent de achtergrond en verbanden binnen een project, adviseert het team en probeert onnodige beperkingen van buitenaf te blokkeren. Zijn belangrijkste sparringpartner is de Product Owner. Samen met hem bepaalt hij de taken binnen een deelproject.
- De Product Owner: legt de deelprojectdoelen voor het team vast in zogenaamde sprints. Hij moet ervoor zorgen dat alle deelnemers de taken begrijpen. Hij is verantwoordelijk voor het project en stelt daarnaast de individuele takenpakketten binnen een deelproject op. Dit betekent dat de Product Owner de prioriteiten bepaalt en bepaalt welke taak het belangrijkst is en welke taak later nog kan worden uitgevoerd.
- De Subject Matter Expert: is de persoon die kennis heeft van bepaalde onderwerpen. Niet altijd is het slechts één persoon die alles weet en omdat veel mensen verschillende dingen weten, spreekt men bij agile projectmanagement ook wel van de Subject Matter Group. De leden van deze groep zijn meestal degenen die aan de Product Owner eisen stellen. Deze pakt ze vervolgens op, bespreekt ze met het implementatieteam en stelt prioriteiten.
- De Business Owner: is degene die een project in de eerste plaats mogelijk maakt. Je kunt hem een soort ’hoofdsponsor’ noemen. De verantwoordelijkheid draagt hij echter over aan de Product Owner. Deze moet zich dan wenden tot de Business Owner als hij verdere ondersteuning, meestal van financiële aard, nodig heeft.
- Developer team: dat zijn de mensen die daadwerkelijk aan het project werken. Zij implementeren de taken die de Product Owner vooraf heeft benoemd.
Wat betekent Kanban?
Met Kanban kunt u de eisen die aan uw projectteam worden gesteld visualiseren en prioriteren. U kunt verder de voortgang bij het afvinken van deze taken weergeven. Elke taak wordt vastgelegd op een kaart.
Verloop:
U begint met het ordenen van alle kaarten in één kolom: de zogenaamde Backlog of uw to-do-lijst, die in de volgende stap prioriteit moet krijgen.
In de kolom ernaast worden alleen de geprioriteerde taken die als eerste moeten worden afgewerkt, geordend. Laten we deze ’te doen’ noemen.
Elk lid van het team krijgt nu een van deze taken toebedeeld. Meestal beslissen de individuele teamleden zelf welke taak ze op zich nemen.
Zodra een taak is voltooid, wordt de kaart verplaatst van ’te doen’ naar de volgende kolom ’afgerond’.
Als er te veel kaarten blijven zitten in ’te doen’, is dit voor iedereen zichtbaar en kan men onmiddellijk ingrijpen en oplossingen uitwerken die nodig zijn voor de uitvoering van de taak.
Elk project bestaat overigens in principe uit individuele taken of werkpakketten. U kunt de Kanban-methode, die u voor alle projecten kunt gebruiken, combineren met andere methoden.
Wat is het verschil tussen Scrum en Kanban?
In principe kennen beide frameworks vergelijkbare processen. Scrum is echter sterker gereguleerd. Dit betekent dat de procedures meer bindend zijn. Rollen die binnen een team worden vastgelegd, brengen meer verantwoordelijkheid met zich mee en de gecommuniceerde deadlines zijn niet onderhandelbaar. Kanban, aan de andere kant, is wat vrijer. Hier gaat het meer om het bieden van transparantie. Een taak kan ook onbewerkt naar de volgende week verplaatst worden, zonder dat een volledige nieuwe planning nodig is. Kanban is dus meer informatief, maar ook meer ’ongeorganiseerd’ dan Scrum.
Opmerking: in veel bedrijven worden Scrum en Kanban vaak gecombineerd gebruikt. Deze mengvormen ontwikkelen zich automatisch vanuit agile werkstappen. Daar is inmiddels ook een naam voor: Scrumban.