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Guide des produits Bureaux

Voici comment trouver le bon destructeur de documents

Matériaux à couper, performance de coupe, classe de protection, niveau de sécurité, capacité... Quand on se retrouve devant la tâche de trouver le destructeur de documents adéquat et que l’on considère l’offre multiple et les diverses fonctions proposées, il y a de quoi s’y perdre. Aucun document n’est en effet identique à l’autre et la protection des données n’a pas attendu la mise en application du règlement européen (RGPD) pour être en tête de liste des priorités de la plupart des entreprises.

Heureusement, nous sommes là pour vous assister! Nous avons réfléchi à une solution pour vous éviter tous soucis. Cette solution consiste premièrement en des questions et réponses sur la mise en application du règlement RGPD, parmi lesquelles vous trouverez des conseils et des informations de base; et deuxièmement en notre guide d’achat, lequel vous explique les trois principaux critères de choix d’un destructeur parmi de nombreuses autres informations utiles: 1) milieu professionnel, 2) classes de protection et niveaux de sécurité et 3) performance. C’est parti!

1. Dans quel milieu professionnel prévoyez-vous d’utiliser votre destructeur de documents?

Commençons par le plus simple: la capacité. Celle-ci définit combien de bandes ou particules de papier votre destructeur peut accumuler avant de devoir être vidé. Par conséquent, plus nombreuses sont les personnes qui se servent du destructeur, plus la capacité doit être élevée, à moins que vous ne désiriez entendre vos employés se plaindre sans cesse du fait que le destructeur est à nouveau plein. Nous avons créé pour vous un bref aperçu des situations les plus courantes.

Bureau

  • Pour 1 à 3 personnes
  • Capacité max. 25 litres
  • Exploitation de l’appareil directement au poste de travail, pour petits bureaux ou usage privé
  • Usage occasionnel

Département

  • Pour 4 à 8 personnes
  • Capacité max. 85 litres
  • Usage régulier

Bureau en open space

  • Pour 9 personnes ou plus
  • Capacité à partir de 86 litres
  • Pour grands bureaux ou étage entier
  • Usage intensif

Industrie

  • capacité minimale 290 l
  • également pour la destruction de supports de données numériques
  • pour usage intensif

2. Quel est le degré de confidentialité des documents qui doivent être détruits?

Classes de protection et niveaux de sécurité, cela semble au premier abord assez compliqué. Mais ne vous inquiétez pas: en fait, c’est tout simple. Surtout quand on a compris qu’il ne s’agit que de la confidentialité des documents à détruire. En bref: un modèle d’entrée de gamme suffit pour les documents peu importants, tandis qu’un modèle professionnel s’avère nécessaire pour les chiffres d’affaires secrets du siège de la direction...

2.1 Classes de protection

Classe de protection 1: besoin de protection standard de données internes
Pour informations concernant de grands groupes de personnes et accessibles à celles-ci. La diffusion non autorisée de ces informations aurait des conséquences modérément négatives sur l’entreprise. La protection des données personnelles doit être garantie. Exemples: correspondance sans rapport avec le savoir-faire de l’entreprise, catalogues, courrier publicitaire, annonces, etc...

Classe de protection 2: besoin de protection élevé de données confidentielles
Pour informations limitées à un petit cercle de personnes. La diffusion non autorisée de ces informations aurait des conséquences considérablement négatives sur l’entreprise et pourrait aller à l’encontre de certains devoirs contractuels ou lois en vigueur. La protection des données personnelles doit répondre à de sévères exigences. Exemples: correspondance pertinente pour le savoir-faire de l’entreprise, offres, enquêtes, mémos, listes de prix, données sur le personnel, etc...

Classe de protection 3: besoin de protection très élevé pour des données particulièrement confidentielles et secrètes
Pour informations limitées à un cercle restreint et nommément défini de personnes autorisées. Toute diffusion non autorisée aurait des effets sérieux pour l’entreprise, à même de potentiellement en menacer l’existence, et irait à l’encontre des secrets professionnels, des contrats et des lois. La protection des données personnelles doit absolument être garantie. Exemples: documents de la direction commerciale, documents de recherche et développement, données financières, rapports secrets, etc...

2.2 Niveaux de sécurité

Les niveaux de sécurité des destructeurs de documents s’orientent principalement d’après le type de coupe: plus la largeur des bandes ou la taille des particules est petite, plus le niveau de sécurité est élevé.

Coupe en bandes

  • Découpe vos documents en simples bandes.
  • Principalement employé dans les appareils entrée de gamme.
  • Niveau de sécurité maximal obtenu: 2.

Coupe croisée

  • Répond en général aux exigences du niveau de sécurité 3.
  • Convient pour rendre illisibles les données confidentielles.

Coupe en particules

  • Répond aux exigences du niveau de sécurité 4 et même plus (coupe en micro-particules).
  • De loin le meilleur choix quand les données confidentielles doivent être éliminées pour toujours.

Classe de sécurité P-1

  • Données d’ordre général
  • Reproduction possible avec peu de difficulté
Classes de sécurité pour destructeurs de documents wt$

Classe de sécurité P-2

  • Données internes
  • Reproduction possible avec une certaine difficulté
Classes de sécurité pour destructeurs de documents wt$

Classe de sécurité P-3

  • Données confidentielles
  • Reproduction possible avec une difficulté élevée
Classes de sécurité pour destructeurs de documents wt$

Classe de sécurité P-4

  • Données particulièrement confidentielles
  • Reproduction possible avec une difficulté extraordinaire
Classes de sécurité pour destructeurs de documents wt$

Classe de sécurité P-5

  • Données devant rester secrètes
  • Reproduction possible uniquement par des méthodes douteuses
Classes de sécurité pour destructeurs de documents wt$

Classe de sécurité P-6

  • Données secrètes de haute sécurité
  • Reproduction techniquement impossible
Classes de sécurité pour destructeurs de documents wt$

Classe de sécurité P-7

  • Données strictement secrètes de haute sécurité
  • Reproduction exclue
Classes de sécurité pour destructeurs de documents wt$

Recommandations

En cas de divers niveaux de sécurité, il est recommandé de séparer les différents documents selon leurs niveaux lors de la destruction. Si ce n’est pas possible, la destruction doit toujours être effectuée selon le niveau de sécurité le plus élevé afin de minimiser le risque d’une destruction insuffisante. Formulé de façon plus simple: en cas de doute, toujours choisir la classe de protection et le niveau de sécurité plus élevés!

Seuls les destructeurs de documents avec coupe en particules et niveau de sécurité 4 ou supérieur répondent aux critères du règlement RGPD sur la destruction des données personnelles. Vous obtiendrez de plus amples informations dans nos questions et réponses sur la mise en application du règlement RGPD.

2.3 Attribution des classes de sécurité aux classes de protection

Le rapport entre les trois classes de protection et les classes de sécurité est déterminé dans le tableau suivant:

  • Classe de protection 1: classe de sécurité 1 (*), 2, 3, 4 (**), 5 (**), 6 (**), 7 (**)
  • Classe de protection 2: classe de sécurité 3, 4, 5, 6 (**), 7 (**)
  • Classe de protection 3: classe de sécurité 4, 5, 6, 7

(*) Cette combinaison ne convient pas aux données d'ordre personnel.

(**) Une classe de sécurité supérieure correspond mieux à cette classe de protection.

3. Quelle performance votre destructeur de documents doit-il assurer?

Pour finir, encore quelque chose de simple: en plus de la capacité et de la taille de coupe, un autre facteur différencie les destructeurs de documents: combien de feuilles peuvent être détruites en même temps. Les données se rapportent toujours à du papier de format A4 de 80 g/m². Nous disposons dans notre gamme de divers modèles procurant une coupe simultanée de quatre à 60 feuilles et même plus. Évaluez donc combien de documents vous devez détruire en moyenne et combien de temps vous désirez quotidiennement consacrer à cette tâche…

Pour un résultat en un clin d'oeil: notre assistant de recherche!

Maintenant que vous connaissez les principaux critères devant être pris en compte lors du choix d’un destructeur de documents, la prochaine étape est la plus simple: cliquez tout simplement sur notre assistant de recherche et répondez à trois brèves questions sur les thèmes mentionnés ci-dessus, c’est tout! Nous avons fait le tri dans notre large gamme de destructeurs de documents de telle manière que nous vous proposons des modèles qui correspondent à vos besoins et vos critères.

Autres fonctions et critères de sélection

Classifications des matériaux et types de supports de données

Il est évident que vous pouvez couper le papier en petits morceaux et le détruire à l’aide d’un destructeur de documents, mais il n'y a pas que le papier. Vous trouverez ci-dessous une liste d'autres matériaux. Chaque classe de matériaux est symbolisée par une lettre placée devant le niveau de sécurité: P4, O3. etc. Cette combinaison vous permet de vous apercevoir immédiatement pour quelle application le modèle correspondant a été conçu.

  • P produits en papier
  • F informations de petit format, telles que les films, les microfiches, etc.
  • O supports de données optiques tels que CD, DVD et Blu-ray, etc.
  • T supports de données magnétiques tels que disquettes, cartes, bandes magnétiques et cassettes, etc.
  • H disques durs avec supports de données magnétiques, ordinateurs portables et disques durs externes
  • E supports de données électroniques tels que cartes mémoire, lecteurs-enregistreurs et téléphones portables

Conseil: servez-vous dans notre gamme de destructeurs de documents des critères de filtrage de la page gauche et limitez la sélection à l’aide du filtre «matériaux à découper» par exemple «cartes de crédit» ou «CD/DVD».

Destructeur automatique

Certains de nos destructeurs de documents sont de véritables «dévoreurs»: ils détruisent des piles de papier sans même que vous ayez à faire quoi que ce soit, à part appuyer sur un bouton. Introduisez tout simplement tous les matériaux dans le destructeur et actionnez la touche de démarrage. L’appareil avale automatiquement toutes les piles les unes après les autres, ce qui vous donne le temps de vous consacrer à des tâches plus importantes.

Autres Fonctionnalités : détection du métal et protection antisurchauffe

Certains destructeurs de documents sont dotés de fonctions supplémentaires qui rendent leur exploitation encore plus facile. Un lubrificateur externe automatique par exemple qui lubrifie les rouleaux de coupe pendant la procédure et offre ainsi une performance de coupe constante ou un bloc de coupe OMDD qui découpe en petites particules aussi bien les CD/DVD et cartes de crédit ou badges que les disquettes (2 x 2 mm). Une protection automatique antisurchauffe peut elle aussi s’avérer très utile, notamment si vous vous servez fréquemment de votre destructeur; la plupart des modèles n’est en effet pas conçue pour un usage constant. Les appareils dotés de cette fonction supplémentaire vous indiquent généralement combien de documents vous pouvez encore détruire ou combien de temps il vous faut attendre jusqu’à ce que le destructeur de documents soit «refroidi» et puisse continuer à fonctionner.

Tout aussi pratique, le détection du métal: si jamais vous avez oublié une agrafe, l’appareil proteste immédiatement et s’arrête jusqu’à ce que vous ayez ôté l’élément métallique.

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