Systèmes de classement pour une meilleure organisation: trouver, c’est mieux que chercher.

Vous remarquerez si votre système d’organisation fonctionne au plus tard quand un contrôle fiscal ou un bilan annuel se trouve au seuil de votre porte. Quand vos employés recherchent frénétiquement tel ou tel bon de commande, il est temps de repenser votre système de rangement et de commander chez {cms.var.company_name} des systèmes de classement appropriés. Par exemple, une colonne rotative classeur permet de rapidement accéder au bon document dans perdre de temps ou de nerfs ! Dans le cadre de l’organisation quotidienne, une logistique intelligente est indispensable pour que les procédures puissent se dérouler convenablement.

Pourquoi l’ordre est-il important au bureau?

Même si la numérisation est en pleine évolution, on a toutefois grand besoin de papier dans les tâches quotidiennes du bureau. Ce papier, sous forme de dossiers, de documents, de bons de livraison etc…, doit être à disposition des employés au bon moment et au bon endroit.

Si ce n’est pas le cas, une commande peut se perdre si le responsable ne peut pas trouver tous les documents nécessaires. Dans d’autres cas, cela peut conduire à un double travail quand l’employé ne sait pas que ces documents existaient déjà. Pour éviter ce problème, Frankel propose une corbeille de tri en fil métallique qui se laisse monter au mur ou poser sur une table.

Les systèmes de classement et de tri, ainsi que le principe de classement sont les conditions nécessaires à une parfaite organisation des procédures professionnelles: chaque employé sait ce qu’il doit faire, il trouve les documents pertinents au bon endroit et le responsable garde une vue d’ensemble des tâches et contrats afin de bien planifier les semaines et guider les employés.

Quels systèmes de classement et dans quel but?

Vous trouverez chez {cms.var.company_name} des équipements de rangement pour le bureau, ainsi que des systèmes de classement pour l’entrepôt, l’atelier ou le hall de fabrication. Vous pouvez facilement les adapter à la structure de votre entreprise – même si certains produits s’avèrent plus pertinents dans tel ou tel environnement:

Les tableaux de tri et les plannings d’atelier servent à planifier des tâches et des contrats dans différents domaines, notamment par le tri de documents contractuels ou des listes de commandes classées par employé et par jour de la semaine, etc.

Les distributeurs de courrier vous permettent de gagner du temps dans la livraison de lettres et de colis aux différents destinataires, tandis que les postes de tri permettent d’éviter le désordre au bureau ou dans l’atelier.

Les informations contenues dans des dossiers seront triées parfaitement dans des colonnes rotatives et accessibles facilement et directement.

Un système de classement pour un bureau bien organisé ?

N’attendez pas de commander chez {cms.var.company_name} de nouveaux systèmes d’organisation avant de vérifier objectivement votre système de rangement actuel. La question principale: l’employé X trouve-t-il vraiment toujours l’information Y?

Ne vérifiez pas seulement les informations d’ordre général, par exemple, les dossiers ou le planning hebdomadaire, mais observez aussi les bureaux de vos employés: des systèmes de tri et des matériels de classement pour bureau y sont-ils disponibles afin que chaque employé puisse organiser ses tâches lui-même?

Dans de nombreux bureaux, le système de tri est une structure qui va de soi, transmise comme savoir implicite. Ce système révèle ses failles quand la transmission du personnel expérimenté aux nouveaux employés est rompue. C’est pourquoi nous vous conseillons d’identifier clairement chaque système de classement, ainsi que chaque compartiment avec des codes couleur qui garantissent une meilleure visibilité pour les dossiers ou certains départements ou collègues.

Il convient finalement aussi de vérifier la localisation d’une source de savoir: chacun a-t-il accès à son courrier indépendamment de son rang? Tous les employés concernés ont-ils accès aux documents de commande ou doivent-ils attendre que le secrétariat soit disponible? Savez-vous où les accessoires de bureau sont stockés et y avez-vous accès?

{cms.var.company_name} a la réponse à toutes ces questions. Si vous avez besoin d’aide pour choisir le produit qui vous convient, n’hésitez pas à nous contacter.

EICHNER Systèmes de classement