Terug
Inkoophandboek Kantoor

Visualisatie in magazijn en productie: meer efficiëntie met Kanban

Op de plaats van gebruik weten ze het beste wat er voor de productie nodig is: dat is het basisidee van Kanban. Het Japanse systeem voor productiesturing is in veel moderne fabrieken terug te vinden en vormt een integraal onderdeel van modern, agile management. Om te profiteren van dalende kosten, meer efficiëntie en een vlotte materiaalstroom, heeft u overzicht, een duidelijke communicatie en de juiste visualisatie nodig.

Werken met de Kanban-techniek wt$

Het pull-principe op zijn Japans: Kanban in het bedrijf

Kanban zorgt voor het omkeren van de klassieke inkoop- en materiaalstroomstructuren voor de productie. Waar de goederen normaal gesproken door een centrale planningsinstantie worden besteld en ze vervolgens aan de betreffende verwerkingslocaties worden toegewezen, worden deze processen bij Kanban, afhankelijk van de vraag en op het juiste moment, door de plaats van gebruik geïnitieerd.

Dit pull-principe verbindt de belangrijkste knooppunten in het bedrijf – inkoop, logistiek, magazijn en productie – in het ideale geval zo soepel dat de behoefte aan magazijnruimte en inkoopkosten wordt verminderd, terwijl tegelijkertijd de doorlooptijden worden geoptimaliseerd en het hele proces transparanter, flexibeler en betrouwbaarder wordt.

De voordelen worden ondertussen ook overgedragen op andere onderdelen van het bedrijf, zoals marketing of het personeelsproces. De Kanban-factoren hebben in veel opzichten overlap met andere methoden zoals Scrum, die allemaal onder het managementbegrip ’agile’ vallen. De focus ligt altijd op de volgende aspecten:

  • De workflow wordt door middel van visualisatie zichtbaar gemaakt en is daardoor gemakkelijker te sturen
  • De workflow wordt opgesplitst in kleinere subeenheden of taken en wordt daardoor overzichtelijker
  • De workflow wordt niet direct gewijzigd, maar kan in het proces geleidelijk worden geoptimaliseerd


Het pull-principe geldt ook voor de bredere context van Kanban: een medewerker kan slechts een bepaald aantal taken tegelijkertijd vervullen. Alleen als hij binnen dit kader weer capaciteit heeft, kunnen nieuwe leveringen worden toegewezen. Erg belangrijk: de uitvoerende eenheid haalt de nieuwe opdrachten bij de voorganger zelf op; ze worden niet zomaar overgedragen.

Hierdoor kunnen bottlenecks worden vermeden en kunnen behoeften of problemen veel duidelijker worden geïdentificeerd. In de productie is Kanban in dit opzicht nog veelbelovender:

  • Kleinere bufferopslagplaatsen op het punt van verbruik verkorten de afstanden en verhogen de transparantie
  • Asynchrone uitname en toewijzing optimaliseren de reacties op schommelingen in de doorvoercapaciteit
  • Vraaggestuurd bestellen maakt een flexibele aanpassing aan productieveranderingen mogelijk
  • Geen voorraadbeheer, tijdig bestellen en duidelijke communicatie zijn van cruciaal belang
  • Eenvoudige visualisatiemiddelen tonen de werkelijke vraag aan

In één oogopslag: Kanban is helder tonen

Het belang van visualisatie en communicatie is al verankerd in de systeemnaam. Kanban is Japans voor ’(bestel)kaart’ en betekent de centrale informatiedrager die de stroom van een stukgoed begeleidt en activeert. Vandaag de dag is deze kaart grotendeels zeer geavanceerd en gedigitaliseerd, maar sinds de introductie van het principe bij Toyota in 1947 is de constructie nauwelijks veranderd.

Naast de Kanban-kaarten spelen de Kanban-borden een doorslaggevende rol. Zij zijn het centrale informatiebord over de workflow en zijn in principe heel eenvoudig gestructureerd:

  • Drie kolommen: Taken (To-Do), In uitvoering (Doing), Voltooid (Done)
  • Elke individuele taak wordt als een ticket in de betreffende kolom geplaatst en verplaatst op basis van de processtatus


Deze basisstructuur kan gemakkelijk worden verfijnd, maar volgt altijd hetzelfde principe. Met verschillende kleuren voor de tickets of een fijnere verdeling van de middelste kolom kan het Kanban-bord een krachtig controle-instrument worden:

  • Hij toont in één oogopslag de huidige status van de workflow
  • Hij toont knelpunten, verantwoordelijkheden en/of capaciteiten
  • Hij vervangt lange meetings en omslachtige uitleg
  • Hij wordt met de toenemende ervaring van de medewerkers met Kanban steeds zinvoller
  • Door de heldere beschrijvingen van de taken, kunnen medewerkers zelfstandig hiermee beginnen of deze voltooien


Het is belangrijk dat er een bepaalde discipline is in de omgang met Kanban en het planbord en dat de afgebeelde processen of projecten niet te complex worden. Bij de productie kan het bijvoorbeeld de moeite waard zijn om het Kanban-bord voor individuele productiecomplexen te maken en het op de beste locaties te plaatsen. Uiteraard moet op dit Kanban-bord ook ruimte zijn om feedback te geven die geleidelijke procesoptimalisatie mogelijk maakt.

Werken met de Kanban-techniek wt$

Onlinetools versus Kanban-bord: welke visualisatiemethode is beter?

Veel succesvolle onlinetools voor projectmanagement zijn gebaseerd op Kanban en hebben het whiteboard naar het web verplaatst. Dit doet echter niets af aan de betekenis van de analoge versie: integendeel. Whiteboards of Kanban-borden zijn in veel gevallen een veel verstandigere beslissing. Dit blijkt uit de vergelijking van beide methoden:

Analoog Kanban-bord

  • voor teams ter plaatse
  • altijd zichtbaar, altijd in het zicht
  • wijzigingen snel overzien
  • beschikbare ruimte beperkt detailniveau
  • hogere mate van formalisering & symboolgehalte
  • puur informatiebord
  • direct onderwerp van gesprek op vergaderingen
  • momentopname
  • beheer van het board is gemakkelijker

Virtueel Kanban-bord

  • voor gedecentraliseerde, virtuele teams
  • alleen zichtbaar indien online
  • e-mailberichten worden snel over het hoofd gezien
  • potentieel oneindige bordindeling
  • per kaartje kan veel informatie worden opgeslagen
  • werkhulpmiddel via links/referenties enz.
  • heeft technologie nodig voor presentatie
  • wijzigingen traceerbaar door middel van logs
  • om het bord te beheren moet er worden ingewerkt

Onder deze omstandigheden toont het analoge Kanban-bord zijn sterke punten in de productie of de afdeling en verbindt de procesweergave direct met de ’reële’ uitvoering van de taken op locatie. Bovendien is de beperkte beschikbare ruimte de ideale gelegenheid om vanuit het oogpunt van efficiëntie nog scherper na te denken over taken en verantwoordelijkheden.

Net als Scrum is Kanban een uitkomst bij dagelijkse korte vergaderingen, die u idealiter staande rond het bord houdt. De centrale vragen (wie doet wat, wat moet er worden gedaan, waar stroopt het op) kunnen zeer snel worden beantwoord, veranderingen op het bord worden zo snel een gemeenschappelijke taak die snel kan worden uitgevoerd en die door alle deelnemers aan de vergadering wordt gezien.

Het virtuele bord daarentegen is het perfecte hulpmiddel voor taken en processen die al virtueel zijn geïmplementeerd; bijvoorbeeld het ontwerpen van een nieuwe huisstijl of de controle van alle online activiteiten. Hiervoor is een inwerkperiode nodig en een user-training. Maar als de procedure eenmaal is vastgesteld, wordt de inspanning die nodig is voor de afwikkeling van e-mail- of telefonische vragen aanzienlijk verlaagd. Daarnaast is de onlinetool een procesarchief dat gebruikt kan worden voor reviews en andere agile activiteiten.

Hoewel dit niet direct mogelijk is met een fysiek Kanban-board, is het ook geen probleem met technische ontwikkelingen voor presentatie. Met de Capture APP Kit kunnen opnames van analoge whiteboards volgens bepaalde standaarden gedigitaliseerd en virtueel verwerkt worden.

Uiteindelijk is het echter van cruciaal belang dat Kanban-borden en andere visualisatiehulpmiddelen alleen maar ondersteunend zijn. De kern van alle activiteiten in een agile bedrijf is de juiste communicatie en samenwerking tussen medewerkers. U kunt ze echter wel ondersteunen met de juiste inrichting. Onze medewerkers helpen u graag persoonlijk bij de keuze van deze producten.

Onze topcategorieën uit dit handboek