Terug
Inkoophandboek Kantoor

Het agile kantoor: hoe u betere beslissingen kunt nemen voor een succesvolle toekomst

Of het nu in het magazijn, in de productie of bij het klantenbeheer is: het was nog nooit zo belangrijk om snel de juiste beslissingen te nemen. Als u vergaderingen, processen en uw bedrijfsmiddelen op elkaar afstemt volgens het principe van agile werken, loopt u voorop in de race om klanten binnen te halen, te zorgen voor innovaties en de toekomstige levensvatbaarheid van het bedrijf te verhogen.

Inkoophandboek over het agile kantoor wt$

Onzekerheid als uitgangspunt: waarom zou ik een agile kantoor nodig hebben?

Agile werken en begrippen als Scrum zijn veelbesproken. De voortschrijdende digitalisering zorgt ervoor dat bekende werkmethoden en bedrijfsstructuren op hun kop worden gezet, in elke branche, in elk type bedrijf.

Waar vroeger lange projecttijden, voorspelbare boekjaren en duidelijk gedefinieerde proceseenheden het beeld bepaalden, heeft het bedrijfsleven vandaag de dag te maken met onzekerheid, steeds kortere ontwikkelings- en productcycli, hogere eisen van belanghebbenden en de constante communicatie en gelijktijdigheid van de digitale economie.

Onder deze omstandigheden zorgen de traditionele project- en werkprocessen nauwelijks nog voor groei. De software-industrie onderkende dit als eerste en daar werd met Scrum een agile productontwikkeling gedefinieerd, die op grote schaal de blauwdruk werd voor elke bedrijfsstructuur en alle projectprocessen.

Agile ondernemen wordt gekenmerkt door een hoge mate aan flexibiliteit en denken in netwerken:

  • Verschillende projectstappen worden in (deel-)teams parallel bewerkt en de procesplanning wordt voortdurend aangepast
  • Projectleden in interdisciplinaire teams hebben verschillende rollen en kunnen flexibel taken op zich nemen
  • Dankzij duidelijk gedefinieerde deeltaken (zowel inhoudelijk als qua tijd) met transparante resultaten wordt de tijd die nodig is voor projecten en taken geminimaliseerd en neemt de kwaliteit van de resultaten tegelijkertijd toe
  • Er wordt flexibel en transparant geanticipeerd op veranderingen, onvoorziene zaken of nieuwe input
  • Een goede communicatie met alle betrokken partijen en de klant voorkomt fouten of verkeerde aannames

Voor al deze kenmerken zijn traditionele kantoorstructuren met vaste werkplekken, individuele kantoren en een ouderwetse presentatietechniek mogelijk ongeschikt. Want alleen als alle betrokkenen altijd goed geïnformeerd zijn, kunnen de individuele factoren van het agile bedrijf op elkaar aansluiten. Alleen al om deze reden moet het agile kantoor beschikken over inrichtingselementen die Scrum en agile principes ondersteunen:

  • Open en flexibele ruimteplanning voor de samenstelling van de projectteams en snelle communicatie
  • Visualisatie- en presentatiehulpmiddelen op elk meetingpoint
  • Verschillende meetingpoints voor formele en informele communicatie (vergaderzaal versus bar)
  • Verschillende soorten werkplekken (bureau, lounge, stawerkplek) voor verschillende stappen in het arbeidsproces
  • Optimale combinatie van analoge en digitale visualisatie- en presentatiehulpmiddelen

Scrum in het agile kantoor: minder vergaderingen, meer resultaten

Het succes van het Scrum-concept is gebaseerd op het besef dat succesvolle projectresultaten niet vanaf het begin vast kunnen worden gepland. Er wordt veeleer een visie op het resultaat ontwikkeld die gebaseerd is op een consequente analyse van de behoeften van de klant.

Deze visie, die tot uiting komt in een overkoepelende planning (de zogenaamde Product Backlog), wordt in de loop van het proces voortdurend aangepast aan de feitelijke omstandigheden door middel van tussentijdse resultaten en gedetailleerde overwegingen of projectstappen (Sprint Backlog).

Inkoophandboek over het agile kantoor wt$

Met andere woorden: zeer complexe projecten worden niet minder complex, maar kunnen worden begrepen en uitgevoerd door ze op te delen in fasen, een duidelijke rolverdeling te maken en de juiste documentatie- en visualisatietechnieken te gebruiken.

Een kernelement van Scrum zijn vier bijeenkomsten, meetings genaamd, waarin de leden van het Scrum-team hun werk en resultaten met collega's en andere belangrijke betrokkenen delen. Het bijzondere aan deze bijeenkomsten is de hoge formaliseringsgraad:

  • Elke bijeenkomst heeft een duidelijk onderwerp met een exact gedefinieerde inhoud
  • Elke bijeenkomst richt zich uitsluitend op dit onderwerp
  • Elke bijeenkomst moet voldoen aan een verplichte termijn die niet wordt overschreden
  • Elke bijeenkomst is stevig verankerd in de projectplanning

Hoe eenvoudig deze regels ook mogen klinken, ze zijn revolutionair in vergelijking met de typische vergadercultuur. Vooral in de beginfase op weg naar een agile organisatie is een sterke voorzitter en coach nodig om de transitie te begeleiden. In Scrum wordt deze rol Scrum Master genoemd.

Hij is niet alleen verantwoordelijk voor het goede verloop van de bijeenkomst, maar zorgt er ook voor dat aan de noodzakelijke randvoorwaarden voor de vier verschillende meetingsoorten voldaan wordt. Dan komt ook de kantoorinrichting in beeld.

Kantoormeubilair voor agile werken: vier scenario's, vier eisen aan de inrichting

Ook al vormen de vier soorten bijeenkomsten slechts een deel van de agile manier van werken volgens Scrum, ze zijn nog steeds een perfect voorbeeld van hoe bepaalde randvoorwaarden, de opzet en beslissingen in een modern bedrijf op elkaar inwerken.

In de Sprint Planning worden de doelstellingen en taken (Tasks) voor het komende projectdeel (Sprint) benoemd. Deze bijeenkomst met alle rollen in het Scrum Framework (de beleidsbepaler genaamd Product Master, het team en de Scrum Master) neemt maximaal twee uur per sprintweek in beslag en kan daarom het beste plaatsvinden in een optimaal uitgeruste projectruimte met voldoende werkruimte en moderne presentatietechnologie.

De Daily Scrum is een dagelijkse kick-offmeeting van het Scrum Team met de Scrum Master. Deze duurt maximaal 15 minuten en daar wordt benoemd wat de vorige dag wel of niet is bereikt en hoe de komende werkdag eruit ziet. Deze bijeenkomsten vinden staande plaats om de maximale duur aan te houden. Een bar is hiervoor een perfecte ontmoetingsplaats. Een zogenaamd taskboard voor een overzichtelijke weergave van voltooide en lopende taken is bijna een must.

De Sprint Review trekt een tussentijdse conclusie aan het einde van een sprint. Bijzonder hierbij is dat er bij de klant feedback wordt ingewonnen over de huidige status van het product/project. Deze wordt gebruikt om de volgende stap te plannen. Deze vergadering van maximaal één uur per sprintweek zou in een representatieve conferentieruimte moeten worden gehouden, waar de klant een positieve indruk krijgt van het bedrijf. Ook hier is moderne technologie voor presentatie onontbeerlijk.

Hoewel het Sprint Retrospective ook een conclusie trekt uit de vorige sprint, is het een interne teamaangelegenheid waar het gaat om de manier waarop het team werkt en hoeveel ruimte er is voor kritiek en zelfreflectie. Deze 45 minuten durende bespreking zou plaats moeten vinden in een aantrekkelijke, beschermde omgeving, ver weg van de eigenlijke werkplek en de ’officiële’ vergaderzalen. Loungehoeken met bistrotafels en -stoelen zijn hier een geschikte optie.

Inkoophandboek over het agile kantoor wt$

Klaar voor het agile kantoor? Hoe u een modern bedrijf inricht

De optimale combinatie van analoge en digitale visualisatie- en presentatiehulpmiddelen in een agile kantoor mag niet worden onderschat. Met visualisatie en communicatie als kernfactor voor structuur krijgen klassieke whiteboard- en flip-oversets weer een nieuwe betekenis.

Als zogenaamd taskboard, dat volgens de principes van het Kanban-bord is opgebouwd, is het whiteboard een eenvoudig visualisatiehulpmiddel waarop dagelijkse taken of grotere planningsfases kunnen worden ontwikkeld en toegewezen.

Daarom zouden ze daar waar teams (dagelijks) bijeenkomen duidelijk zichtbaar en goed bruikbaar beschikbaar moeten worden gesteld, dus niet alleen in de vergaderzaal of het individuele kantoor, maar ook naast een balie of ontmoetingsplaats.

Natuurlijk is het digitale netwerk in het agile kantoor cruciaal. Planning en documentatie worden gezamenlijk ontwikkeld in digitale tools. Daarom is mobiele technologie zo belangrijk; tablets, notebooks en smartphones.

In het agile kantoor kunt u deze aanvullen met presentatie- en werkinstrumenten zoals GO-TO™ tabletdisplays of de Capture APP Kit, waarmee u analoge whiteboard-diagrammen perfect kunt digitaliseren.

Helder geformuleerd voor de toekomst: beter presenteren betekent beter ageren

Het motto van agile werken is: minder praten, meer zeggen, meer doen. Daarom zijn communicatieve trainingen en een nieuwe meetingcultuur belangrijke onderdelen van de agile organisatie. Dit alles vergt oefening, input en tijd.

Wij helpen u, ook in een persoonlijk gesprek, graag bij het selecteren van de juiste inrichting voor uw agile kantoor. Neem gerust contact met ons op.

Onze topcategorieën uit dit handboek